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      管理中的7大浪費

      管理中的7大浪費

      大家都知道著名的精益生產七大浪費(TIMWOOD),而事實上,如果管理工作不到位,也會造成極大的浪費!

      01

       浪費 1——管理工作

      等待上級的指示:上級不安排工作下級就坐等,上級不指示下級就不執行,上級不詢問下級就不匯報,上級不檢查下級就拖著辦。很多工作是在多次檢查和催辦下才完成的,造成極大的浪費。
      等待下級的匯報:任務雖已布置,但是沒有檢查、監督。
      等待對方的回復:我已與對方聯系過,什么時候得到回復我無法決定,延誤工作的責任應該由對方負責,我只能等。追究責任也不怕,我某月某日把這份文件送給對方,這里記錄得很清楚,對方不回復我能怎么辦?
      等待生產現場的聯系:職能部門不主動去為現場提供服務,而是坐等現場的聯系,有時還很不耐煩,認為多等一會有什么了不起,卻沒有設身處地去為現場著想,嚴重地影響了生產現場問題的及時解決。
      這些等待在工作中是大量存在的,主要是中層管理人員缺乏責任心和主動精神,不愿意承擔責任。

      02

      浪費2——管理工作無序
      職責不清造成的無序:由于制度、管理等方面的原因,造成某項工作好像兩個部門都管,卻糾纏不休,整天扯皮,使原來的有序反而變成無序,造成極大浪費。
      業務能力低下造成的無序:素質低下、能力不能滿足工作需要,都會造成了工作的無序。
      有章不循造成的無序:隨心所欲,把公司的規章制度當成他人的守則,沒有自律,不以身作則,不按制度進行管理考核,造成無章無序的管理,影響員工的積極性和創造性,影響部門的整體工作效率和質量。
      業務流程的無序:直線職能制的縱 向部門設置,對橫向的業務流程嚴重割裂,各部門大多考慮一項工作在本部門能否得到認真貫徹,而很少考慮如何協助相關部門順利實施。
      這些無序出現的頻次多了,就會造成企業的管理混亂。管理者應該分析造成無序的原因,努力抓住主要矛盾,思考在這種的無序狀態中,如何通過有效的方法,使無序變為相對有序,從而整合資源,發揮出最大的效率。


      03

      浪費3——協調不力企業喪失凝聚力
      工作進程的協調不力:由兩個部門共同承擔的工作出現問題,雙方都不主動聯系,還需要第三個部門協調,工作進度當然會受到影響。
      上級指示的貫徹協調不力:對上級的工作指示及相關會議布置的工作沒有傳達,即使傳達了卻沒有進行有效的協調來組織落實,形成口號接力,工作在本部門出現停滯,沒有得到有效地貫徹,形成工作盲區。
      信息傳遞的協調不力:信息流轉到某個部門出現了停滯,使應該得到這些信息的相關部門掌握不到,難以有效地開展工作。
      業務流程的協調不力:絕大多數的管理活動,不是一個部門所能獨立完成的,需要兩個以上部門相互配合,按橫向的業務流程來完成。但是由于縱向部門設置對業務流程的割裂,會形成一些斷點,如果不能及時搞好協調,業務流程就不能順利運行,會造成后續流程停滯,形成損失,即使想方設法繞過去,也造成效率降低,還可能達不到預期的效果。
      協調不力是管理工作中最大的浪費之一,它使整個組織不能形成凝聚力,缺乏團隊意識、協調精神,導致工作效率的低下。

      04

      浪費4——生產經營要素閑置
      固定資產的閑置:過于樂觀地估計了市場形勢和低估了生產潛力,熱衷于擴大規模,容易導致固定資產的閑置,廠房、生產設備等因開工不足而導致浪費,使公司的成本升高,利潤降低,競爭力下降。
      職能的閑置或重疊:公司在進行組織設計時為某些部門設置了一些職能,但在實際工作中,該職能卻沒有發揮作用,造成了部門職能的閑置,而且對公司的相關工作產生了影響。
      工作程序復雜化形成的重疊:在某些情況下,對于一些不重要的任務,上級其實只承擔簽字的職能,但如果沒有上級的簽字或認可,則業務就無法進行,會出現等待和停滯等浪費。
      人員的閑置:人多好辦事,都強調本部門工作的重要性,增加人員,三個人干兩個人的工作。
      信息的閑置:公司內外充斥著大量的信息和原始數據,本應當從中汲取有用的信息,但管理層未經過匯總、分析等處理,進行放大輸出;所以有些公司在信息閑置方面的浪費是極其驚人的,需要從根本上進行變革,從信息的有目的搜集開始,經匯總、分析、存檔、再輸出的全過程中,找出不準確、不及時的浪費,并進行根除。
      扁平化管理、業務流程再造、組織再造、過程管理等方法,都是工作流程化、規范化、職責化的有效措施,可以從某種程度上減少閑置的浪費。但是,更重要的是思想不能閑置,流水不腐,如果能不斷地用新的管理思想去沖擊舊的思維,自然會采取有效的對策去消除因閑置而發生的浪費。

      05

      浪費5——應付
      應付基礎工作:在體系管理中,許多應該日常進行的工作沒有認真去做,不重視日常規范管理,缺乏踏實的基礎工作,稽核前突擊表面工作,以應付檢查,實際效果可想而知。
      應付檢查:公司布置的工作,沒有按計劃要求去完成,只做一些表面文章,去應付公司的檢查。
      應付導致前松后緊:在涉及系統性和流程性工作時,如果前面不認真,則將對后續工作產生較大的影響,例如交貨期確認不準確、不及時,就會導致生產制造系統出現額外加班等多種浪費。     應付造成虎頭蛇尾:在工作中沒有計劃與自查,做事只做前面,隨著時間的推移,后面的就忘做了甚至不做了。
      應付的浪費主要是由責任心不強和素質低下等造成的,它實際上是工作中的失職,這種浪費對組織的損害是隱性的,將逐步侵蝕組織的肌體,是一種慢性毒藥。

      06

      浪費6 ——“低效反復發生

      工作的低效率或者無效率:相對于管理工作的高效率而言,低效率造成的隱性浪費是非常大的;原來只要一個人承擔的工作,需要兩個以上人員來完成;應該按計劃完成的任務反復拖期。
      錯誤的工作是一種負效率:沒有一次把事情做好就是最大的浪費,應該正確完成的工作被做錯,會出現返工、重做、糾正等浪費,甚至影響到整體。如果是高效率地完成了錯誤的工作,則損失更大。更可怕的是,這種錯誤在某種程度上是被允許的,會被以各種各樣的原因、理由來掩蓋住,從而反復發生,造成類似的浪費。
      低效率是由什么原因造成的呢?

      管理者的低素質:學習能力的不足,危機意識的淡化,造成許多人員的素質滿足不了工作的需求。方法不當:人員安排不得當,會導致低效率,計劃安排不合理,工作難以按期完成;順序安排有問題,會造成主次不分,重點工作無人做……
      固步自封的僵化思想:過去的成功經驗、過去行之有效的方法,會使某些成功人沾沾自喜,沉湎于過去的輝煌之中,從而不思進取,不繼續提高自己,使用原有的一套來面對千變萬化的內部和外部環境,不僅導致了低效率,甚至會拖累整個組織的前進腳步,成為整個組織前進的絆腳石。只有不斷學習新知識,接受新思想,才有可能解決新問題。

      07

      浪費7——管理無 “可依
      目標指標不合理:管理是要有可依,如果本身出現了問題,或者我們理解錯了,那么結果就可想而知了。
      計劃編制無依據:公司下達了目標指標,卻不知道怎樣分解,靠拍腦子和想當然去制定預算和計劃,缺乏可執行性。
      計劃執行不嚴肅:上級沒通知我,我不知道計劃的內容,所以無法執行;實際情況變化過快,使計劃無法執行;由于前道環節工作沒有及時完成,致使計劃無法完成;公司制訂的目標、指標由于執行有困難而不予落實,按照自己想象的內容去執行;接到計劃后根本不看,計劃的內容是什么都不知道,或者簡單看一下就扔在 一邊,根本談不到執行。
      計劃檢查不認真:反正計劃考核由公司統一進行,日常我就不用再進行檢查了。計劃出現了偏差,要么是計劃報高了,要么是計劃漏編了,肯定是有原因的,何必追究呢。
      計劃考核不到位:由于無法了解和掌握計劃的進度和完成情況及存在問題,而難以實施考核。
      投入產出不匹配:目標指標雖然完成了,但是成本是否過高?投資回報率是多少?已經知道要得不償失,但因為已經向總公司提交了計劃,而硬著頭皮干到底,不愿意承認失敗,使企業繼續遭受損失和形成新的浪費。
      這些問題在日常管理中是經常存在的,但是又是難以度量的,它不象出現廢品那樣直觀,因此而形成的管理成本的隱性浪費經常被忽視,甚至被視之為理所當然,難以形成消除浪費的動力。

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